העסק הישראלי הממוצע שואף לצמצם ככל שניתן את עלויות התפעול שלו, משימה שהיא לא בהכרח פשוטה על רקע העלויות הגבוהות והעובדה שהן רק גדלות משנה לשנה. ההדפסות הנעשות בעסק מהוות פעמים רבות חלק מרכזי מהתפעול השוטף שלו, אבל יש להן גם מחיר כלכלי שעלול להיות גבוה בחישוב מצטבר.
החדשות המעודדות הן שבאמצעות כמה החלטות חשובות הנוגעות לסוג המדפסת ולאופן השימוש בה, ניתן לצמצם את צריכת הדיו – ועקב כך גם את העלויות הכרוכות בכך.
ההחלטה לגבי סוג המדפסת
קצרה היריעה מלפרט כאן באריכות על המאפיינים והיתרונות של כל מדפסת מבין הדגמים הרבים המוצעים כיום, כאשר אחד ההבדלים הפוטנציאליים הוא במידת "בזבוז" הדיו של המדפסת הנתונה. ברמה הכללית מאוד רצוי לבצע עם זאת אבחנה בין מדפסות הזרקת דיו לבין מדפסות לייזר. הדעה הרווחת היא שמדפסות לייזר נוטות להיות יקרות יותר במעמד הרכישה, אבל מנגד נחשבות לחסכוניות פי כמה מבחינת השימוש בדיו. לכן עבור עסקים המשתמשים במדפסות באופן שוטף, ההחלטה על מדפסת לייזר מתקדמת יכולה להיות נכונה מבחינה כלכלית.
הגדרה והבנה של צרכי העסק הן דרישות חובה בדרך לבחירה הנכונה של המדפסת. אנחנו ממליצים להגדיר קודם כל למה זקוקים, מבחינת היקפי ואופי ההדפסה, ולבחור בהמשך לכך בקטגוריה מסוימת של מדפסת. לאחר מכן ניתן להיכנס בעובי הקורה ולבחון דגמים ספציפיים, תוך העלאת שאלות לגבי מחיר המדפסת, עלות הדיו והטונרים שלה וכן הלאה.
בכל מקרה מומלץ לא לנסות לחסוך באביזרים המשלימים של המדפסת, מכיוון ש"חיסכון" שכזה עלול להוכיח את עצמו כיקר פי כמה לאורך זמן: חשבו למשל על פגיעה ביעילות ההדפסה עקב שימוש בדיו ובטונרים שאינם מותאמים לה, או אפילו על נזק הנגרם לה ומצריך סכומים גבוהים עבור התיקון.
שינוי מאפייני ההדפסה
רבים מבין העסקים הפועלים בישראל מדפיסים באמצעות הגדרות ברירת המחדל של המערכת, שלא בהכרח מיטיבות איתם מבחינת החיסכון בדיו. אחרים אינם יודעים מהם ה"טריקים" הקטנים שיכולים לחסוך בדיו בו נעשה שימוש בהדפסה מסוימת. רצוי מאוד להדפיס בשחור לבן את כל מה שאינו חייב להיות בצבע, ולו מכיוון שדיו בשחור לבן יהיה זול משמעותית מדיו צבעוני. למעט מקרים מיוחדים בהם דרושה איכות גבוהה במיוחד של הדפסה (תמונות, מפות וכן הלאה), ייתכן שאיכות סבירה, אך לא מושלמת של ההדפסה תספיק.
על אותו עיקרון ניתן לבחור בגופנים (פונטים) קטנים באופן יחסי, שיהיו חסכוניים בהשוואה לאלו הגדולים יותר. כיום מוצעים להורדה פונטים אשר מעצם ההגדרה שלהם הם חסכוניים יותר, דוגמת Ecofont שעשוי לחסוך עד חמישית מכמות הדיו בכל הדפסה.
יתרונותיהם של המוצרים המשולבים
מדפסת אינה המכשיר החשמלי היחידי שאמור לשמש את העסק באופן שוטף. לצידה ניתן להצביע על מכונות צילום, סורק מסמכים, פקס וכן הלאה. הנקודה המרכזית מבחינה כלכלית היא שניתן ולעיתים אף מומלץ למצוא כיום מכשירים משולבים, הכוללים בתוכם פונקציות שונות במכשיר אחד.
אמנם רכישה של מדפסת המשולבת עם מכונת צילום וסורק תהיה יקרה יותר מאשר מדפסת "רגילה", אבל אין ספק שהעלויות צפויות להיות נמוכות יותר מאשר רכישה בנפרד של כל אחד מהמכשירים האלו. עבור עסק הזקוק לשימוש באמצעים מהסוג הזה – ורבים מהעסקים עונים על ההגדרה הזו – מכונה משולבת עשויה להוזיל את העלויות.
וטיפ אחרון לסיום: לא משנה באיזו מדפסת אתם בוחרים, עברו תמיד על תוצרי הדפוס כמה וכמה פעמים לפני שאתם לוחצים על כפתור ה"הדפס". טעויות מכל הסוגים נפוצות ועלולות להביא לצורך להדפסה חוזרת, לבזבוז דיו ולהעלאת העלויות של העסק.