לא קל לנהל עסק קטן. כאשר מדובר בעסק בעל משאבים ואמצעים מוגבלים, חסר מרווח נשימה שיכול לאפשר לעסק גדול יותר להיכשל לפעמים ובכל זאת להמשיך ולפעול.
כדי להימנע מתוצאות הרות אסון, חשוב שכל עסק קטן יתנהל כבר מהשלב הראשון בצורה נכונה ומושכלת מבחינה פיננסית. זה נכון גם אם מדובר בעסק המבוסס על רעיון טוב ואשר טמון בו בהחלט פוטנציאל נאה.
השכלה פיננסית הכרחית
אם אתם פותחים עסק ויש לכם תואר בכלכלה ובמנהל עסקים, אם אתם רואי חשבון בהכשרתכם ואתם מרגישים כמו דג במים אל מול נתונים פיננסיים ודוחות, אתם מסודרים. אבל אם אתם כמו מרבית בעלי העסקים הקטנים, חסרה לכם השכלה רשמית בנושא, אל תרימו ידיים. למדו להבין מהם דוחות כספיים, למדו להבין איך ניגשים למאזן עסקי, חשוב שתוכלו לעקוב אחר ההכנסות וההוצאות שלכם.
ידע זה כוח, וניתן להיעזר לצורך כך בספרות מקצועית, במאמרים או בקורסים המיועדים לניהול עסקים קטנים. באופן כללי, חשוב להבין לפחות באופן בסיסי מהם הדוחות הפיננסיים המקובלים, מאזן, דוח תזרים מזומנים, דוח רווח והפסד. אלו דוחות שמספקים לכם מידע על נכסי העסק, על ההתחייבויות, על היכולת להפיק מזומנים באופן שוטף ועל השורה התחתונה – האם אתם מרוויחים או מפסידים.
חשבון פרטי וחשבון עסקי
הרבה בעלי עסקים קטנים עושים את הטעות הגדולה ומערבבים בין ההתנהלות הפיננסית הפרטית שלהם לבין ההתנהלות הפיננסית של העסק. זה מסבך מאוד את היכולת לעקוב באמת אחר הביצועים של העסק וגם לא נכון מבחינה חשבונאית. פתחם עסק קטן? פתחם תיק במע"מ (או קיבלתם פטור כעוסקים פטורים)? דיווחתם לביטוח לאומי ולמס הכנסה שאתם פועלים כעצמאיים?
זה הזמן לפתוח חשבון בנק נפרד לעסק, לנהל חשבון חסכון ולקבל הטבה במס. כך, תמיד תדעו שכל משיכה של שיק או מזומן מהחשבון העסקי אכן מבטאים הוצאות או השקעה עסקית. כך גם לגבי הכנסות ותקבולים. קיבלתם שיק במתנה ליום ההולדת? אתם עובדים גם כשכירים? יש לכם הכנסות מתיק השקעות? כל אלה צריכים לבוא לידי ביטוי בחשבון הבנק הפרטי.
נסו לקצץ בעלויות
העולם העסקי הוא עולם דינאמי. ברור שגם עסק קטן צריך להשקיע בפרסום, בשיווק, בקידום מכירות. יש הוצאות קבועות, שבהם קשה לגעת בטווח הזמן המידי. הוצאות חשמל, הוצאות שכר דירה של החנות. יחד עם זאת, בעל עסק תמיד צריך לחתור לקצץ בעלויות כאשר מדובר בהוצאות משתנות.
אם יש לכם קשר עם ספק, אין זה אומר שלא צריך מעת לעת לבדוק שאין ספקים זולים יותר. עבדו עם כמה ספקים במקביל ונסו להוריד עלויות. הוצאות החשמל גבוהות? בדקו אפשרות להתקין פתרונות סולריים. זקוקים למחשב חדש? קנו את הזול ביותר שיתאים לצרכיכם. מכונית לעסק? קנו דגם חסכוני (אפשר גם ליסינג). בכל רכישה עסקית – התמקחו והשוו.
מתכננים ומתייעצים
מי שבקיא מספיק, יכול להגיש דוחות לרשויות המס באופן עצמאי. יחד עם זאת, חשוב מעת לעת להתייעץ עם רואה חשבון או יועץ מס. באופן זה ניתן לנצל כהלכה הטבות מס. בצורה כזאת ניתן להגיש בקשות להחזרי מס גם לגבי שנים שחלפו וכן נין להקטין את חבות המס למינימום האפשרי.
בנוסף, תמיד חשוב לפעול תוך קביעת יעדים עסקיים ופיננסיים. חשוב להגדיר ציפיות ראליות להכנסות לתקופה הקרובה כגון רבעון, חצי שנה, שנה וחשוב לבדוק אם עומדים בהם.
זאת ועוד, יש לקחת בחשבון שכל עסק, בתקופה הראשונה להפעלתו, עשוי להיות לא מאוזן – יותר הוצאות ומעט הכנסות. קחו זאת בחשבון כאשר מתכננים את התכנית העסקית לשנת הפעילות הראשונה.